Eingangsrechnungen per KI auslesen und in lexoffice ablegen

Rechnungen aus dem Postfach landen automatisch als Beleg in lexoffice, inklusive kurzer Telegram-Zusammenfassung.

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Ablauf

1. Gmail Trigger
2. PDF auslesen
3. KI
4. Antwort aufbereiten
5. lexoffice Upload
6. Telegram

Der Workflow prüft jede Minute dein Gmail-Postfach auf neue Mails mit PDF-Anhang und dem Wort „Rechnung“. Das PDF wird ausgelesen, die KI zieht Lieferant, Betrag und Fälligkeit heraus, und die Original-Datei wird über die lexoffice-API als Beleg hochgeladen. Zum Schluss bekommst du eine kurze Nachricht in Telegram.

Einrichtung

1. In lexoffice unter Erweiterungen → Öffentliche API einen API-Key erzeugen und in n8n als Header Auth anlegen (Name Authorization, Wert Bearer DEIN_KEY).
2. Für OpenAI ebenfalls ein Header-Auth-Credential anlegen.
3. Im Telegram-Knoten deine Chat-ID eintragen.
4. Mit einer Test-Mail ausprobieren, dann aktivieren.

Tipp

Gescannte Rechnungen ohne Textebene liefern leeren Text. Dafür vorher einen OCR-Schritt ergänzen.

Import in n8n

In n8n: Workflows → Import from File → JSON auswählen. Danach in jedem Knoten mit Warnsymbol dein Credential auswählen und den Workflow testen, bevor du ihn aktivierst.